Back
Aplikacja do zarządzania sprawami i zadaniami dla kancelarii prawnej
Cel projektu
Dać kancelarii prawnej jedno miejsce do prowadzenia spraw, obsługi korespondencji przychodzącej i śledzenia każdego zadania w całym zespole.
Zakres prac
Badania UX
Projektowanie UI
Development
Czas trwania
Czerwiec 2021-maj 2022
Ciągły rozwój
Technologie
Laravel
Inertia.js
React
TypeScript
PostgreSQL
MongoDB
Klient
KPP
Zaczęliśmy od spotkania z całą kancelarią, nie tylko partnerami
Zanim cokolwiek zaprojektowaliśmy, przeprowadziliśmy wywiady w kancelarii - od partnerów po osoby otwierające pocztę każdego ranka. Narzędzie do zarządzania praktyką broni się tylko wtedy, gdy odpowiada temu, jak kancelaria naprawdę działa. A dzień wygląda zupełnie inaczej w zależności od stanowiska. Te rozmowy pokazały nam, jak sprawa przechodzi przez kancelarię, jak rozdzielana jest korespondencja przychodząca i gdzie praca po cichu umykała. Ten obraz kształtował każdą następną decyzję.
Od papierowych szkiców do projektu, który kancelaria mogła zatwierdzić
Mając wyniki badań, przeszliśmy do wireframów i wypracowaliśmy strukturę każdego modułu, zanim doszła jakakolwiek warstwa wizualna. Gdy ścieżki zostały zatwierdzone, przenieśliśmy je do projektów hi-fi, do których kancelaria mogła się odnieść i je zatwierdzić. To narzędzie, w którym ludzie mieli spędzać codziennie wiele godzin, więc postawiliśmy na spokojny, przejrzysty interfejs oparty na design systemie, który utrzymuje spójność ekranów i pozwala dokładać nowe funkcje bez przebudowywania wszystkiego od podstaw.
Jedna aplikacja dla bardzo różnych spraw
Sprawy kancelarii prawnej nie mieszczą się w jednym schemacie. Sprawa o odszkodowanie lotnicze wymaga zapisania lotnisk i numeru lotu. Upadłość - syndyka oraz dat złożenia i ogłoszenia wniosku. Sprawa funduszowa - sygnatur sądowych i etapu, na którym się znajduje. Moduł spraw zbudowaliśmy wokół tej różnorodności. Wspólne dane relacyjne żyją w PostgreSQL, a pola zmieniające się między typami spraw są przechowywane w MongoDB. Ten podział pozwala dodać nowy typ sprawy z własnym formularzem bez każdorazowej przebudowy podstawowej bazy danych.
Zamiana porannej poczty w śledzone zadania
Każdego dnia kancelaria otrzymuje stos korespondencji. Sercem KPPanel jest ścieżka od dokumentu do zadania. Poczta jest importowana jako pliki PDF, a następnie otwierana do podglądu bezpośrednio w aplikacji. Stamtąd koordynator czyta dokument obok formularza przydziału i zamienia go w jedno lub więcej zadań, każde z właścicielem, terminem i priorytetem. W dziale KCI ten krok przebiega automatycznie, zgodnie ze stałą procedurą, bez ręcznego przekazywania.
Lista zadań, na której działa cała kancelaria
Zadania to miejsce, w którym kancelaria naprawdę zarządza pracą, dlatego stały się największym modułem aplikacji. Zadania wewnętrzne, zadania utworzone z korespondencji i zadania KCI trafiają do jednej listy, którą można wspólnie filtrować i sortować. Każdy użytkownik ma własne widoki, a koordynatorzy dodatkowo widoki działowe. Status i priorytet można zmieniać bezpośrednio w tabeli, a pełny edytor obejmuje kod pisma, opis, załączniki, ewidencję czasu i notatkę. Rejestr czasu zasila później raporty.
Inteligentne ustawienia domyślne, które ustępują, gdy przejmujesz kontrolę
Każda zakładka z zadaniami otwiera się już przefiltrowana pod to, co zwykle ma znaczenie - twoją niezakończoną pracę albo terminy na dziś - więc nikt nie zaczyna poranka od wpatrywania się w szum. W momencie gdy ktoś ustawi własny filtr, czy to zakres dat, czy status, który domyślne ustawienie normalnie by ukryło, jego wybór ma pierwszeństwo, a te domyślne ustępują.
System uprawnień ukształtowany wokół kancelarii
Kancelaria tego rodzaju działa na zasadzie wiedzy koniecznej, więc dostęp musiał być precyzyjny. Uprawnienia decydują które moduły dana osoba widzi, które działy i klienci pojawiają się w jej widokach korespondencji i zadań oraz komu może przekazywać pracę. Przynależność do zespołu otwiera widoki wspólne i terminarz. Prawa edycji są równie starannie rozpisane: właściciel zadania ma pełną kontrolę, administrator może wkroczyć wszędzie, a osoba przypisana do zadania może posuwać swoją pracę naprzód bez zmieniania wszystkiego dookoła. Efektem jest to, że każdy widzi dokładnie to, czego wymaga jego rola - nic więcej.
Raporty, które biuro może przekazać komukolwiek potrzebuje
Ponieważ przy każdym zadaniu można rejestrować czas, dane do rozliczeń i nadzoru są już na miejscu. Wybrane zadania eksportują się do dwóch plików Excel: raportu ze szczegółami każdego zadania i karty czasu pracy z osobnym wierszem dla każdego wpisu. Oba zawierają kolumnę z adwokatem, której kancelaria potrzebuje do dokumentacji. To, co kiedyś składano ręcznie, teraz wychodzi z aplikacji w kilka kliknięć.
Zbudowany na Laravel i React, wciąż rozwijany
Pod maską KPPanel to aplikacja Laravel z frontendem React, połączone przez Inertię, więc zespół pracuje na jednej bazie kodu sterowanej z serwera, zamiast utrzymywać osobne API. Pierwszą wersję dostarczyliśmy między czerwcem 2021 a majem 2022 i od tamtego czasu nieustannie ją rozwijamy. Kancelaria korzysta z niej codziennie, co oznacza, że nowe pomysły spływają nieprzerwanie - a my nieprzerwanie zamieniamy je w usprawnienia, nowe przepływy pracy i te drobne poprawki, na które wpada się dopiero po dłuższym używaniu narzędzia.
Efekt
KPPanel wspiera codzienne operacje kancelarii, obsługując wszystko od poczty przychodzącej po raporty miesięczne. Jest w ciągłym codziennym użyciu od momentu uruchomienia.
Porozmawiajmy o Twoim projekcie!
Opowiedz nam o swoim projekcie. Pomożemy zaplanować architekturę, zakres i realizację.
