Back
Platforma dokumentów SaaS dla szkół i instytucji publicznych
Cel projektu
Dać dyrektorom szkół i ich zespołom szybszy sposób na tworzenie poprawnych, aktualnych dokumentów - przekształcając bibliotekę szablonów pisanych przez ekspertów w dokumenty, które wypełnią online w kilka sekund.
Zakres prac
Projektowanie produktu
Projektowanie UI
Development
Czas trwania
Marzec-październik 2025
Ciągły rozwój
Technologie
Next.js
Symfony
Redis
Klient
Wiedza i Praktyka
Głęboka wiedza ekspercka z jednej strony, nieskończona papierologia z drugiej
Wiedza i Praktyka to polskie wydawnictwo, którego redaktorzy pomagają szkołom i instytucjom publicznym nadążać za szybko zmieniającymi się przepisami. Prowadzenie szkoły oznacza stały strumień formalnych dokumentów, od decyzji kadrowych po pisma do rodziców. Każdy musi odpowiadać aktualnym przepisom. Błąd w sformułowaniu niesie realne ryzyko formalne. WIP chciał zamienić posiadaną wiedzę w coś bardziej użytecznego niż biblioteka interaktywnych plików: narzędzie generujące właściwy dokument, poprawnie, w kilka sekund. Tym narzędziem jest Dokumentis i my je zbudowaliśmy.
Problem projektowy: sprawić, by setki różnych dokumentów wyglądały jak jeden
Najtrudniejsze nie było zaprojektowanie pojedynczego ekranu, ale zachowanie spójności przy ogromnej różnorodności dokumentów. Decyzja kadrowa, zawiadomienie o ochronie danych i wniosek o dofinansowanie wyglądają zupełnie inaczej, a użytkownik powinien równie łatwo poradzić sobie z każdym z nich. Przeanalizowaliśmy wiele dashboardów i wzorców formularzy, a następnie prototypowaliśmy cały proces wypełniania na najbardziej złożonych dokumentach. Dopracowaliśmy go do momentu, w którym nawet długi i nieznany formularz stał się intuicyjny.
Od biblioteki szablonów do gotowego dokumentu w kilka sekund
Obietnica jest prosta - stwórz dokument szkolny w kilka sekund. Żeby ją spełnić, musiało zagrać ze sobą kilka elementów. Za aplikacją stoi baza danych placówki, którą szkoła wypełnia raz, obejmująca uczniów, nauczycieli i pracowników. Każdy szablon jest interaktywny, więc gdy dyrektor go otwiera, od razu pobierane są właściwe dane np. - dane własne instytucji i wybranej osoby i automatycznie uzupełniane są w potrzebne miejsca. W trakcie wypełniania aplikacja na co dzień waliduje dane, sprawdzając numery PESEL i daty, więc gotowy dokument nie potyka się o formalności. To, co dawniej oznaczało kopiowanie, wklejanie i ręczne sprawdzanie, zamienia się w krótki formularz, w którym użytkownik prowadzony jest za rękę.
Jeden szablon, wiele dokumentów
Większa oszczędność pojawia się wraz ze skalą. Decyzja, która musi dotrzeć do trzydziestu uczniów, zawiadomienie dla każdego nauczyciela w placówce - wszystko można wygenerować za jednym razem. Osoba generująca dokumenty wybiera potrzebne rekordy z kartoteki, klasy uczniów lub kadry nauczycielskiej, a aplikacja wypełnia egzemplarz dla każdego z nich. Dla zajętego sekretariatu w pierwszym tygodniu roku szkolnego to różnica, dla której Dokumentis został zbudowany.
Szablony, które pozostają aktualne dzięki ekspertom, którzy je piszą
Narzędzie do dokumentów jest tyle warte, ile jego szablony. W tej dziedzinie szablony zmieniają się z każdą nowelizacją prawa, więc dużą częścią tego, co zbudowaliśmy, jest ta połowa, której klienci nigdy nie widzą: backoffice, w którym redaktorzy WIP samodzielnie zarządzają całą biblioteką. Układają każdy szablon, rozmieszczają pola na stronie, decydują, które pole wypełnia się automatycznie i z jakiego źródła, i publikują nową wersję w momencie zmiany przepisów. Nie ma w tym procesie programisty. Osoby znające przepisy są tymi, które utrzymują dokumenty w porządku, więc klient otwierający szablon zawsze ma aktualną wersję, a nie z zeszłego roku.
Edytor umożliwiający samoobsługę
Ta niezależność opiera się na jednym elemencie: wizualnym edytorze samych szablonów. Członek zespołu WIP przeciąga pola na PDF, ustawia jak każde się zachowuje, wiąże je z danymi, które powinny je wypełniać, i decyduje kiedy się pojawia. Osiem typów pól obejmuje wszystko od pojedynczego zaznaczenia po wielowierszową klauzulę, z regułami pokazującymi lub ukrywającymi części dokumentu w zależności od odpowiedzi. To rodzaj narzędzia, które po stronie klienta wygląda na banalnie proste właśnie dlatego, że po naszej stronie włożyliśmy w nie bardzo dużo pracy.
Kompletny produkt, nie jedna sprytna funkcja
Dokumentis to pełny SaaS. Obok silnika dokumentów zbudowaliśmy wszystko, co pozwala mu działać jako samodzielny produkt. Jest strona marketingowa dla każdej branży, czternastodniowy trial, rejestracja i płatność kartą przez PayU, plany subskrypcyjne i zarządzanie zespołem i dostępami. W panelu klienci organizują dokumenty w foldery, nadają im statusy i właścicieli, archiwizują i wyszukują. Każda zmiana jest rejestrowana do celów audytu. Nowi klienci mogą hurtowo importować rekordy z arkusza kalkulacyjnego i zacząć pracę w ciągu minut. Całość powstała między marcem a październikiem 2025.
Nowa aplikacja na systemach, na których WIP działa od lat
WIP prowadzi swój biznes na zestawie wewnętrznych systemów od lat, obejmujących produkty, subskrypcje, użytkowników i rozliczenia. Nic z tego nie miało być wymieniane - i słusznie. Więc integrowaliśmy się z tym wszystkim przez API. Rejestracja, subskrybowanie, płacenie, zarządzanie użytkownikami i produktami: w nowej aplikacji każde z nich przechodzi przez systemy, na których WIP już polega. Uzyskanie tak płynnej obsługi wymagało sporo pracy, bo przejrzysta obsługa klienta musiała działać na infrastrukturze z wieloletnią historią. Efektem jest Dokumentis dopasowany do biznesu takiego, jaki on naprawdę jest, a nie odwrotnie.
Od początku przygotowany na wiele branż
Zaprojektowaliśmy Dokumentis jako coś więcej niż narzędzie edukacyjne od samego początku. Platforma jest przygotowana do obsługi wielu branż. Subdomena decyduje, w jakim świecie ląduje odwiedzający. Stamtąd marketing, typy rekordów, szablony i cennik podążają za tą branżą. Edukacja została uruchomiona jako pierwsza i dziś działa produkcyjnie na oswiata.dokumentis.pl. Później dołączyło kadry.dokumentis.pl dla HR. Ponieważ fundamenty zostały położone dla wielu sektorów, a nie jednego, rozszerzenie Dokumentis na nową dziedzinę to głównie kwestia treści i konfiguracji, nie przebudowy. To właśnie pozwala WIP nieustannie rozwijać produkt bez zaczynania za każdym razem od zera.
Efekt
Dokumentis zamienił wiedzę WIP zawartą w publikacjach i zamienił ją w coś, z czego szkoły korzystają każdego dnia. To co kiedyś żyło wewnątrz publikacji, teraz działa jako produkt, który ludzie otwierają co rano. Platforma jest gotowa na kolejny sektor. Współpraca między nami trwa.
Odwiedź oswiata.dokumentis.pl
Porozmawiajmy o Twoim projekcie!
Opowiedz nam o swoim projekcie. Pomożemy zaplanować architekturę, zakres i realizację.
